Une bonne communication est cruciale pour se préparer aux inspections

août 24, 2017, 19:21 by par UL
La visite d’un inspecteur de la FDA est souvent source de stress et d’inquiétude. Vous rassemblerez les informations demandées. Il est également important de déterminer si vos locaux se prêtent à cette opération et avec quelles personnes l’inspecteur s’entretiendra. Cela ne s’arrête pas lànbsp: il est nécessaire, d’autre part, de vous interroger sur l’habilité du personnel à interagir efficacement avec le représentant de la FDA.
 
 
Ce même personnel doit être suffisamment familier de la procédure d’inspection pour faire la meilleure impression possible. En d’autres termes, vous devez aider les équipes responsables de l’assurance qualité, des audits et des opérations à en comprendre les tenants et aboutissants lors d'une inspection de la FDA ou l'UE. Évidemment, plus vous vous conformez aux régulations et gérez vos documents de manière appropriée, moins vous aurez à craindre les situations délicates ou imprévues.

Étant donné qu’un niveau de conformité rigoureux sert comme votre niveau de référence, il existe d’autres mesures qu’une organisation peut prendre pour l’aider à s’assurer que toute inspection effectuée se déroule dans les meilleures conditions possible. Un domaine critique et parfois négligé consiste à préparer le personnel de l’entreprise à communiquer correctement et efficacement avec le personnel d’inspection. Une bonne communication peut mener à une inspection relativement souple.
 
Tout comme vous consacreriez du temps à l’organisation de l’espace et aux aspects logistiques, consacrez du temps au respect de quatre concepts clés: la préparation, la patience, la capacité à aller droit au but et l’apport de détails.

Préparation

Bien préparer ses collaborateurs n’implique pas seulement de les rassurer avant une inspection, mais également de les encourager à se comporter au mieux. Lorsqu’un inspecteur remarque qu’un employé est préparé, cela prouve que votre entreprise attache de l’importance à la conformité et aux régulations. Vous passez également pour une structure prévenante et empreinte de professionnalisme. Il est essentiel que les individus concernés se présentent confiants à l’entretien, notamment car ils savent qu’ils pourront répondre aux questions posées.

Patience

Comme nous le disions plus haut, une inspection est une situation stressante, entre autres parce que vous pouvez avoir l’impression que les demandes de l’inspecteur sont trop nombreuses. Il est alors facile de s’impatienter et de le faire ressentir à ce dernier. Si vous ne cachez pas votre irritation, cela pourra être mal perçu. Faites preuve de patience. Gardez à l’esprit que l’inspecteur cherche à obtenir de nombreuses informations sur votre entreprise, mais en peu de temps. Gardez à l’esprit que l’inspecteur cherche à obtenir de nombreuses informations sur votre entreprise, mais en peu de temps. et montrez-vous le plus avenant et utile possible. Vous pourriez autrement être suspecté de dissimuler des éléments. La patience est toujours une qualité, mais l’est encore plus dans de telles circonstances.

Capacité à aller droit au but

Vous devez toujours aller droit au but avec l’inspecteur et répondre le plus directement possible à ses questions, sans fournir des détails supplémentaires inutiles.  Fournissez une réponse, puis n’en rajoutez pas ensuite. Si d’autres éléments sont requis, il vous le fera savoir. Enfin, pensez à toujours vous exprimer clairement afin d’éviter toute mauvaise interprétation.

Cet article est lié aux au document suivant:
Pour consulter des informations détaillées, reportez-vous votre version gratuite de celui-ci.

 
Cet article est lié aux au document suivant:
Pour consulter des informations détaillées, reportez-vous votre version gratuite de celui-ci.

Apport de détails

Vous et votre équipe devez fournir autant de détails que demandé par l’inspecteur. Si cela ne se produit pas, vous pourriez être perçu comme peu familier du processus ou de la politique concerné(e). En outre, votre degré d’expertise et de confiance sera éventuellement remis en cause.
Se tenir prêt pour une inspection implique donc de nombreux points il ne suffit pas d’être une entreprise conforme. Vous vous rendrez compte par vous-même du bien-fondé de ces recommandations.


UL, une entreprise de niveau mondial profitant de plus de 120 années d’expérience, collabore avec ses clients et parties prenantes pour les aider à faire face à la complexité du marché. Grâce à elle, ceux-ci sont en mesure de concevoir, produire et vendre de manière optimale les biens et solutions sécurisées, intelligentes et durables d’aujourd’hui et de demain. Pour obtenir des informations supplémentaires, rendez-vous à l’adresse www.ul.com.