Logiciels de contrôle des documents


Les logiciels de contrôle des documents orientés conformité permettent aux entreprises de se développer dans des environnements règlementés

Des processus inefficaces de contrôle et de gestion des documents s'avèrent fortement préjudiciables à la conformité des entreprises exerçant leurs activités dans des environnements règlementés. Lorsqu'une entreprise s'appuie sur une solution logicielle intégrée de contrôle des documents qui relie en toute transparence l'ensemble des processus qualité, la progression de la conformité et son amélioration globale sont assurées en continu et en toute cohérence à travers l'entreprise.


 
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Choose the Document Control Software Trusted by Life Science Industry


Les entreprises du secteur des sciences de la vie et organismes de règlementation font confiance à MasterControl :

  • Over a dozen federal and state agencies, including divisions of the world's largest and most recognized regulatory agency, use MasterControl
  • Dans le secteur privé, 572 entreprises du secteur des sciences de la vie, réparties dans 33 pays, utilisent MasterControl.

Le logiciel de contrôle des documents MasterControl a été conçu par des professionnels du secteur qui ont été dans votre situation et comprennent les difficultés spécifiques à votre marché.

L'expérience de l'entreprise en matière de validation et de mise en œuvre de logiciels, accumulée sur plus de deux décennies, explique la confiance que lui accordent ses clients et que reflète le taux de fidélisation de 97 %.

Défis spécifiques au contrôle des documents

MasterControl Document Control Software System


Inefficiency

Les systèmes manuels sont inefficaces et supposent de longues heures de travail en termes de routage de documents, d'obtention des approbations et des signatures, de réunions pour discuter des modifications, ainsi que de recherche et de récupération de documents lors des inspections et des audits.


Increased Efficiency

Le logiciel de contrôle des documents de MasterControl automatise le routage, la distribution, l'escalade et l'approbation des documents. Il peut traiter tous les types de documents, indépendamment du logiciel utilisé pour les créer. MasterControl propose un référentiel centralisé et sécurisé qui facilite la recherche et la récupération des données.


Lack of Revision Control

Que ce soit dans un système basé sur des documents papier ou dans un système hybride, les employés récupèrent manuellement les documents et tout autre support. Il est alors difficile de suivre les éventuelles actions relatives à ces documents. Apporter une modification aux procédures opérationnelles normalisées ou à tout autre document suppose l'envoi manuel d'une demande de modification ou une discussion à ce sujet lors de réunions en face à face.

Automated Revision Control

MasterControl assure automatiquement le suivi des révisions afin de garantir que seule la dernière version d'un document est disponible. Lorsque la dernière révision est validée, il n'est plus possible d'accéder aux versions antérieures. Le système vous permet de verrouiller les copies non contrôlées et d'effectuer le suivi des copies contrôlées.


Disparate Systems

La plupart des entreprises utilisent différents systèmes pour contrôler les documents, les CAPA, les audits, les formations et les autres processus. Ce sont des systèmes autonomes. En outre, les personnes chargées de la gestion de ces processus disparates n'ont aucun lien, ce qui multiplie les risques de mauvaise communication. La probabilité que des tâches soient oubliées entre deux systèmes est d'autant plus grande.

Connected System

Dans le système intégré de MasterControl, le contrôle des documents est connecté aux autres processus, afin de garantir une gestion de la qualité homogène. Par exemple, si la modification d'une procédure opérationnelle normalisée est telle qu'elle nécessite une nouvelle formation du personnel, le système prévoit automatiquement des tâches de formation pour les employés concernés une fois le document révisé entré en vigueur.


Unprepared for Audits

Tous les documents importants relatifs au développement et à la fabrication d'un produit font l'objet d'audits et d'inspections. Dans un système manuel, il est compliqué d'effectuer le suivi des documents papier, d'autant plus qu'il est facile de les perdre. Quoi de plus pénible que de ne pouvoir présenter un document lors d'un audit ?

Increased Audit Preparedness

MasterControl Documents propose un référentiel Web centralisé pour toute la documentation nécessaire à la mise en conformité. Les auditeurs trouvent ainsi tous les documents dont ils ont besoin au même endroit. L'automatisation facilite la recherche, le suivi et la récupération des documents.


Poor Collaboration Process

Dans un système manuel, toutes les parties prenantes doivent être réunies dans une même pièce pour pouvoir travailler ensemble. Le processus est chronophage, quand il est même possible de le mettre en place. Certaines personnes échangent par écrit, mais router un document par e-mail est loin d'être efficace.

Effective Collaboration Process

L'espace collaboratif virtuel de MasterControl permet aux utilisateurs de travailler ensemble, en temps réel, dans un environnement sécurisé. Les utilisateurs autorisés pouvant travailler où qu'ils se trouvent, leur emplacement physique n'est plus une cause de retard.

L'intégration de MasterControl avec PleaseReview, un logiciel de rédaction collaborative reconnu, permet de contrôler les participations et rationalise le processus d'envoi des documents entre les deux systèmes.


Manque de visibilité

Un système manuel repose sur divers outils, tels que des feuilles de calcul et des diagrammes, pour générer les rapports nécessaires aux évaluations et prises de décision. Sans système de reporting cohérent et fiable, les responsables sont dans l'impossibilité d'avoir une vue d'ensemble.

Increased Visibility

Les fonctionnalités avancées d'analyse et de reporting de MasterControl permettent aux responsables de mieux contrôler les processus qualité et de prendre plus d'initiatives pour les améliorer. Il propose un tableau de bord, des fonctions d'exploration et de planification, ainsi que des rapports standard et personnalisés.


Autres fonctions

  • InfoCard Metadata Linked to Document: This feature helps eliminate a common problem with out-of-sync metadata during the revision process. When revising a Microsoft Word document, updated information such as document number and revision number can be automatically transferred to the document header from the InfoCard, the MasterControl tool that provides basic information about a document.

  • 508 Compliance Skin: Users with visual impairments can turn on the "508 compliance" skin and they will be able to use a screen reader that will go through all the tabs and buttons on a web page, making it easier to select the appropriate tab or button.

  • Translatable System: If you have facilities overseas, MasterControl makes it easier to allow non-English speakers to use the system. You can choose a translatable out-of-the-box documents module. If you choose Spanish, your system will be able to switch to Spanish for your Spanish-speaking divisions and facilities.

  • Autoload Feature: The system allows users to drag and drop new documents into preconfigured network folders, making document creation infinitely easier. MasterControl can even automatically launch a collaboration for the new document or send it automatically on the appropriate approval route.

  • Configurable Workflows: You can automate routing of workflows to the appropriate participants and configure an escalation hierarchy of approvers for tasks that fail to meet timelines.

  • Controlled Copies: Users can create controlled copies with a customizable watermark, sequential number, and location tracking. This feature is designed for companies that need to copy, print, and distribute controlled documents to their manufacturing lines, suppliers, or other locations.

  • PDF Binders: The system can consolidate multiple files into a single PDF for distribution. The binder automatically includes date, time, and table of contents.

  • Record Retention: Based on your company's retention policy, you can configure the length of time a document will last in the system, anywhere from days to years. You can configure retention by document type.

10 principales fonctionnalités de MasterControl Documents

  1. Automated Document Control and Management:Automate the entire lifecycle of your documents, from creation to approval, distribution, retrieval, and obsolescence. By automating tasks such as routing, follow-up, escalation, and approval, you will reduce your document cycle time. A streamlined and standardized process will facilitate compliance by making it easy for all stakeholders to participate in the process.

  2. Change Control: You can route different types of changes to the appropriate group of people for an efficient and effective process. Users will be able to track the changes between revisions of an item in the system. Basic change-control tasks such as scheduling reviews, designating reviewers, and sending out reminders to them will be automated.

  3. MasterControl Explorer: This is a powerful tool that allows users to organize documents so that they can be accessed quickly. Users can access files and their associated metadata, designate favorite documents or locations, and export files all within the Explorer interface. The system automatically categorizes and updates the documents.
    • Taxonomy Organizers: MasterControl Explorer enables the same set of documents to be organized in multiple categories so different departments can create a hierarchy tailored to their needs.

  4. Responsive Interface and User-Friendly Navigation: MasterControl's Hub consists of tiles that are easy to view, use, and navigate. The tiles function as menu items that let users access their tasks quickly and navigate to another page and perform other actions. The UI is responsive, which means it will fit the screen you're using, whether it's a desktop computer or mobile device or tablet.

  5. Analytics and Dashboards: MasterControl's advanced analytics and reporting capabilities provide standard and customized reports to help increase management oversight. It includes dashboard, drill-down, and scheduling features.

  6. Part 11-Compliant Features: MasterControl provides time-stamped audit trail, reporting, and electronic signature capabilities that fully satisfy FDA's 21 CFR Part 11 requirements for document control systems. Security features include dual passwords for document approval; password expiration, encryption, and certification; and account lockout to stop unauthorized users from gaining system access.

  7. Virtual Collaboration Workspace: Collaborate with different teams regardless of location and time zone in a virtual collaboration space. You will be able to give system access to external parties, such as consultants and suppliers, for collaboration purposes.

  8. Web-Based Platform: MasterControl is web-based so it can connect all employees involved in document and quality control from virtually anywhere. Authorized users will be able to access the system 24/7.

  9. Document Revision Control: When a new revision of a document becomes effective, access to the prior revision will be cut off and only the current revision will be available. Automatic revision control ensures that users will not make the mistake of using obsolete or unapproved documents. It provides automatic revision history, including reasons for every change, when it was approved, who approved it, and the approver's signature.

  10. Single Centralized Repository: Your users will be able to go to a single centralized location for all documents they need for compliance. Likewise, auditors and inspectors will be able to find documents they need to see in one place.

En savoir plus sur les logiciels de contrôle des documents

For additional details about the Document Control Software Systems from MasterControl, please feel free to contact aMasterControl representative.