Die Entwicklung des EDMS: Automatisiertes Dokumentenmanagement als Differenzierungsmerkmal


Unternehmen sind nun
Dokumentenverwaltung als alle anderen Qualitätsprozesse. 
Wie weit entwickelt ist Ihre DMS-Technologie?

    
Aktuell investieren Unternehmen in Branchen, die traditionell papierbasierte Dokumentenmanagementsysteme nutzen, mehr in automatische Dokumentenlenkung als in sämtliche andere Qualitätsmanagementprozesse. Laut einer mehrjährigen Erhebung von LNS Research verfügen 48 % der Umfrageteilnehmer jetzt über ein EDMS. Darüber hinaus entfielen bei der Frage danach, welche Qualitätsmanagementprozesse die Unternehmen begonnen hätten, zu automatisieren, die meisten Stimmen auf EDMS.[if !supportFootnotes][1][endif] EDMS wurden von 48 % der befragten Produktionsunternehmen genannt. Laut Studie sind das zweimal mehr als diejenigen, die Software zur Automatisierung des Auditmanagements (25 %) erworben haben und mehr als diejenigen, die Auditmanagement und Compliancemanagement (20 %) automatisiert haben, zusammen.

Einst galt ein EMDS als „nice to have“, wenn man Geschäftsprozesse rationalisieren wollte. Heute ist es ein Differenzierungsmerkmal, das Unternehmen einen Vorsprung vor weniger fortschrittlichen Mitbewerbern verschafft. Da sich in der Produktion der Trend hin zu einem stärker automatisierten Qualitätsmanagement fortsetzt, wäre es nicht überraschend, wenn die Unternehmen ohne automatisierte Dokumentenlenkung seit Beendigung der Studie von LNS Research mittlerweile schon in der Minderheit wären. Noch alarmierender ist der Trend, dass viele der Unternehmen, die sich weiterhin auf papierbasierte Dokumentenmanagementsysteme gestützt haben, Marktanteile verlieren oder aussterben, da die Märkte zunehmend wettbewerbsfähiger werden und die EDMS-Technologie immer ausgeklügelter wird.
 
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Dieser Artikel bezieht sich auf das Produktdatenblatt:
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Erweiterung der EDMS-Funktionspalette

Einst diente ein EDMS lediglich dazu, die Dokumentation an einem einzigen Ort zu speichern, auf den sich zentral zugreifen ließ. Heute bieten die meisten EDMS-Softwarelösungen solide Funktionen, die eine nahtlose Verknüpfung mit Qualitätsprozessen ermöglichen und Führungskräften dabei helfen, schneller bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen. Elektronische Systeme bieten eine breite Palette nützlicher Funktionen, denen papierbasierte Systeme nicht annähernd das Wasser reichen können, so z. B.:

  •      Aktueller Dokumentengenehmigungsstatus
  •      Zusammenarbeit an Dokumenten
  •      Dokumentenbibliotheken (persönlich und/oder für Gruppen)
  •      Metadaten
  •      Verknüpfung mit und Zuordnung zu anderen Dokumenten und Prozessen
  •      Hierarchien, die sich an die Organisationsstruktur anpassen
  •      Links zu Schulungen und anderen Weiterbildungsmöglichkeiten
       Die DMS-Rechnung: Bedarf vs. Budget
Mit Ausnahme der härtesten Traditionalisten ist allen bewusst, dass EDMS-Lösungen nicht nur irgendein Zukunftsszenario sind – für Unternehmen, die mit der Konkurrenz Schritt halten müssen, sind sie unerlässliche Tools. Sie wissen, dass Sie die beste Lösung benötigen, um Ihre Dokumente zu lenken. Und wenn Ihr Unternehmen in einem Regulierungsumfeld tätig ist, dann wissen Sie, dass Sie außerdem ein System benötigen, das es Ihnen einfacher macht, Compliance zu gewährleisten. Wenn Sie bereits wissen, was Sie brauchen, dann stellt sich die Frage: “Wie kann ich es mir leisten?”
 
Entdecken Sie eine neue Serie vorkonfigurierter EDMS-Lösungen, die sich speziell an kleinere Unternehmen richten, die dieselben regulatorischen Anforderungen erfüllen müssen wie riesige multinationale Konzerne, denen aber im Vergleich nur ein Bruchteil des Budgets zur Verfügung steht, das große Akteure für Dokumentenmanagement ausgeben. Seit Kurzem haben angesehene Anbieter eine Auswahl vorkonfigurierter EDMS-Lösungen im Programm, die die Davids der Unternehmenswelt auf Augenhöhe mit den Goliaths heben – für einen Bruchteil der Kosten. Unternehmen, die ihre Dokumentenlenkung verbessern möchten, aber nur über ein begrenztes Budget verfügen, bieten diese vorkonfigurierten Systeme (zumindest die von Anbietern mit langjähriger EDMS-Erfahrung) zahlreiche Vorteile. Wenn Ihr Unternehmen in die genannte Kategorie fällt, sollten Sie auf der Suche nach einem vorkonfigurierten System unbedingt auf die folgenden Punkte achten:

  •      Ein skalierbares System, das mit Ihrem Unternehmen wachsen kann
  •      ARentabilität im Sinne von Zeiteinsparung und Reduzierung “unproduktiver Arbeit”
  •      Vollständige Validierung (für Unternehmen in Regulierungsumgebungen)
  •      Schnelle und unkomplizierte Implementierung, so dass Sie so schnell wie möglich und mühelos durchstarten können
  •      Eine Lieferantenleistungsbilanz, mit der Sie den Wert Ihres Unternehmens steigern können, falls Sie je entscheiden sollten, dieses zu verkaufen
  •      Automatische Upgrades und Updates
  •      Ressourcenschonendes Management und geringe bis keine Abhängigkeit von eigens dafür eingestellten Mitarbeitern
  •      Onlineschulung von Benutzern und Schulungsmaterialien
      Es kann sein, dass es sich aufgrund der besonderen Eigenschaften Ihres Unternehmens empfiehlt, noch weitere Faktoren zu berücksichtigen. Die Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Sie sollten auf jeden Fall das ganze Spektrum an angebotenen Produkten sorgfältig recherchieren. Die einzelnen Anbieter haben unterschiedliche Stärken und Schwächen und dürften deshalb vor dem Hintergrund der Anforderungen Ihres Unternehmens oder Ihrer Branche mehr oder weniger attraktiv für Sie sein.
  
Unter dem Strich
Es kann sein, dass Ihr Unternehmen eine multinationale Gesellschaft ist, die Tausende von Dokumenten an zahlreichen Standorten verwalten muss und dafür ein komplexes System mit Spezialmodulen und individualisierten Formularen verwendet. Oder Sie sind ein kleines Start-up mit geringen Mitteln, aber einem dringenden Compliance-Bedarf. Egal, in welche Kategorie des Spektrums Sie fallen – es gibt EDMS-Softwarelösungen, die genau für Unternehmen wie das Ihre konzipiert wurden. Wenn Sie auf der Suche nach einer EDMS-Lösung sind, sollten Sie zwei ganz einfache Regeln befolgen: 1. Ihre Optionen kennen und 2. maximalen Nutzen aus Ihrer Investition ziehen. Da mehr und mehr Unternehmen auf vollautomatisierte, solide EDMS-Lösungen umsteigen, lautet der wichtigste Rat an alle: Kaufen Sie das System, das Ihren Anforderungen beim gegebenen Budget am besten gerecht wird.


 
James Jardine ist Spezialist für Marketingkommunikation bei MasterControl Inc. Er hat einen Bachelor-Abschluss in Journalismus von der University of Utah und ist im Hauptsitz von MasterControl in Salt Lake City, Utah, tätig.



[1] Harrison, Rob, “3 Things End Users Want Executives to Know About Doc Management in EQMS,” LNS Research. (http://blog.lnsresearch.com/3-things-end-users-want-executives-to-know-about-doc-management-in-eqms) Accessed August 17, 2015.