ISO-Dokumentenlenkung

Inefficient Paper-based Document Control System

Unternehmen mit mehreren Anlagen und Angestellten an verschiedenen Standorten finden es anfänglich möglicherweise kostengünstiger, separate Qualitätssysteme, insbesondere papierbasierte oder hybride Dokumentenlenkungssysteme, zu unterhalten. Auf lange Sicht erweisen sich diese Systeme jedoch als ineffizient, da sie enorme Arbeitsstunden für das Führen von Standardarbeitsanweisungen (SOPs) und anderer Dokumentation, das Erlangen von Genehmigungen und Unterschriften, persönliche Besprechungen hinsichtlich Änderungen sowie manuelles Suchen und Abrufen von Dokumenten während ISO-Audits erforderlich machen.

Effizientes Dokumentenlenkungssystem

MasterControl erfüllt die Anforderungen der ISO-Dokumentenlenkung durch das Automatisieren von Weiterleiten und Bereitstellen von SOPs, Richtlinien und anderer Dokumentation. Die Dokumentenlenkungs-Software von MasterControl kann mit allen Dokumententypen umgehen, unabhängig von der zu ihrer Erstellung verwendeten Software. Sie bietet ein sicheres, zentralisiertes Repository zur Dokumentenlenkung, das für ein einfaches Suchen und Abrufen während Inspektionen und Audits sorgt. Und da es webbasiert ist, ist MasterControl Documents für alle berechtigten Anwender von praktisch überall aus zugänglich.

Keine Kontrolle von Dokumentversionen

In einem papiergestützten oder hybriden System checken die Mitarbeiter Dokumente und andere Unterlagen (technische Zeichnungen usw.) manuell aus. Die Verfolgung von Dokumentaktivitäten ist schwierig. Wenn eine Änderung in einer Standardarbeitsanweisung oder einem anderen Dokument vorgenommen werden soll, muss manuell eine Änderungsanforderung eingereicht oder eine persönliche Besprechung zum Diskutieren der Änderung anberaumt werden.

Automated Document Revision Control

MasterControl erfüllt die Anforderungen der ISO-Dokumentenlenkung durch eine automatisierte Versionskontrolle, um sicherzustellen, dass nur die aktuelle Version eines Dokuments verfügbar ist. Änderungen werden elektronisch initiiert und genehmigt. Wenn ein Anwender eine Änderung vornimmt muss der Grund in die InfoCard (das MasterControl-Tool, das grundlegende Informationen zu jedem Datensatz liefert) eingegeben werden. Das System verfolgt sämtliche Änderungen nach und stellt sie durch Berichte zur Verfügung.

Unzusammenhängende Dokumentenlenkungsprozesse

Kommunikationsprobleme treten mit hoher Wahrscheinlichkeit in Unternehmen auf, die zur Verwaltung des Qualitätsmanagementsystems auf verschiedene Tools und Prozesse setzen. Eine ineffektive Kommunikation kann zu Verzögerungen und mangelhaften Resultaten führen.

Integration von Schulungen in Dokumentenlenkungsprozesse

Die Software für das Dokumentenlenkungsmanagement von MasterControl erfüllt sämtliche Anforderungen der ISO-Dokumentenlenkung durch das Herstellen einer Verbindung zu allen Qualitätsuntersystemen, wie CAPA, Änderungsmanagement , Audit, Kundenbeschwerden, Angestelltenschulungen etc.

Mangelnde Übersicht

Es ist schwierig, präzise und zeitnahe Berichte und Trends mit verschiedenen Tools (elektronische Tabellenkalkulationen, Flussdiagram-Software, Papierdokumente in Ordnern) zu erstellen. Ohne ein effektives Tool zur Berichterstellung können Manager keine Steuerung ihres Qualitätsmanagementsystems erzielen.

Besserer Überblick für Führungskräfte

MasterControl erfüllt die Anforderungen der ISO-Dokumentenlenkung durch erweiterte Analyse- und Berichterstellungsfunktionen, einschließlich anpassbaren Berichten und Online-Diagrammen. Mithilfe dieser Berichte erhalten Führungskräfte einen Überblick über die Qualitätsprozesse in Echtzeit und können das Qualitätssystem proaktiv verbessern.