Reklamationsprozess


MasterControl Customer Complaints™, eine Software zur Handhabung von Kundenreklamationen, die Teil der MasterControl-Suite zur Qualitätssicherung ist, ermöglicht die effiziente und kostengünstige Automatisierung und Verwaltung des Reklamationsmanagement-Prozesses.

MasterControl Customer Complaints optimiert und automatisiert den gesamten Prozess des Reklamationsmanagements. Reklamationsformulare können über ein elektronisches, webbasiertes System empfangen, nachverfolgt, kommentiert, genehmigt und gelöst werden.

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Compliance-Reklamationsmanagement-Prozess

Nachhaltige Compliance: MasterControl hilft FDA-regulierten und an ISO-Normen gebundene Unternehmen, die Compliance-Anforderungen in Bezug auf die FDA GMP-Normen dauerhaft zu erfüllen. Neben der Optimierung des Reklamationsmanagement-Prozesses und einer beschleunigten Reklamationsbearbeitung sorgt die Lösung dafür, dass das allgemeine Qualitätssystem stets für FDA GMP-Kontrollen oder ISO-Audits gerüstet ist.

  • Höhere Effizienz durch Automatisierung: Die MasterControl-Software automatisiert alle Aufgaben im Zusammenhang mit dem Reklamationsmanagement-Prozess, einschließlich Benachrichtigung, Nachverfolgung und Eskalation überfälliger Aufgaben. Die Automatisierung vereinfacht die Compliance-Umgebung und stellt durchgängige Compliance sicher.
  • Einfacher Prozess mit drei Schritten: Dieser bewährte Prozess für den Reklamationsmanagement-Prozess ist in ein vorkonfiguriertes, mehrseitiges Formular integriert, bei dem die Bearbeitung einer Reklamation mit der Vorlage zur internen Untersuchung beginnt und mit der Behebung des Problems endet.
  • Zentraler Speicherort: Sämtliche mit Reklamationsmanagement-Prozessen zusammenhängenden Dokumente werden an einem sicheren und zentralen Ort abgelegt. Damit sind sie bei einer FDA-Inspektion oder einem ISO-Audit immer schnell abrufbereit.
  • Analyse und Berichterstellung: Durch die erweiterten Analyse- und Berichtsfunktionen von MasterControl verschaffen sich Führungskräfte einen besseren Überblick und können Regulierungsbehörden gegenüber geeignete Kontrollfunktionen nachweisen. Der Reklamationsmanagement-Prozess bietet die folgenden anpassbaren Berichte: Reklamationszusammenfassung, in Bearbeitung befindliche Reklamationen, nach Typ/Produkt/Abteilung kategorisierte Reklamationen, Einteilung in Kategorien nach Reklamationstyp, Produkt und Abteilung.
  • MedWatch-Formular : Bei einem Reklamationsmanagement-Prozess kann es sich um das Melden einer Nebenwirkung handeln, wofür eigene Vorschriften gelten. Diese Lösung bietet das FDA-Formular MedWatch 3500A für die vorgeschriebene Meldung von Nebenwirkungen. Dies ermöglicht eine nahtlose Übergabe an einen Spezialisten für Nebenwirkungen und sorgt zugleich dafür, dass alle benötigten Daten sofort erfasst werden.
  • Zuverlässiger Audit-Trail: Bietet einen sicheren Prüfungsnachweis mit Zeitstempel gemäß 21 CFR Part 11 für den Reklamationsmanagement-Prozess. MasterControl dokumentiert die Identität der Person, die einen elektronischen Datensatz erstellt oder ändert, den Zeitpunkt der Aktion und die am Datensatz erfolgten Änderungen.
  • Versionskontrolle: MasterControl sorgt dafür, dass nur die aktuelle Version eines Dokuments verfügbar ist.

Verbundener Reklamationsmanagement-Prozess

Integriertes Qualitätsmanagement: MasterControl verbindet den papierlosen Reklamationsmanagement-Prozess mit anderen Qualitätsmanagementprozessen und bietet somit ein geschlossenes Konzept für das Qualitätsmanagement.

  • Einfacher Zugriff: Über den webbasierten MasterControl-Reklamationsmanagement-Prozess sind die Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und sonstigen am Reklamationsmanagement-Prozess beteiligten Personen unabhängig von ihrem Standort miteinander verbunden.
  • Externe Links: MasterControl verbindet den Reklamationsprozess mit dem restlichen Qualitätsmanagementsystem und bietet Links zu Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen. Über einen externen Link kann diese Lösung mit anderen Computersystemen integriert werden. Ein Link kann beispielsweise auf einer Website des Unternehmens, in einer CRM-Anwendung oder einer beliebigen anderen Anwendung, die URL-Links unterstützt, bereitgestellt werden, sodass Mitarbeiter, Kunden oder Partner mühelos eine Reklamation einreichen können. Dank des zentralen Systems können Führungskräfte eine Reklamation vom Eingang bis zur Behebung nachverfolgen und den Reklamationsprozess proaktiv verbessern.
  • Integration in Korrektur- bzw. Vorbeugemaßnahmen: MasterControl ermöglicht die Integration des Reklamationsmanagement-Prozess in den Prozess für Korrektur- bzw. Vorbeugemaßnahmen, damit ernsthafte Qualitätsprobleme automatisch eskaliert werden.

Vollständiger Reklamtionsmanagement-Prozess

Unternehmensweiter Produkteinsatz: Mit MasterControl können Sie die auf Formularen und Dokumenten beruhenden Prozesse in jeder Abteilung abwickeln. Damit ist das Programm eine optimale unternehmensweite Lösung.

  • Integration in andere Anwendungen: Der MasterControl-Reklamationsmanagement-Prozess kann in andere Anwendungen wie ERP, LIMS sowie Buchhaltungs- und Personalanwendungen integriert werden, um abteilungsspezifischen Anforderungen Rechnung zu tragen.
  • Easy to Search: A standardized Google-like search window is available throughout the application, which means all authorized users throughout the organization can search and retrieve change control-related tasks and documents.
  • Einfach zu finden: Der Windows Explorer-ähnliche MasterControl-Organizer ist ein benutzerfreundliches Tool, mit dessen Hilfe Benutzer Dokumente schnell finden und öffnen können. Jede Abteilung kann über Organizer ihren eigenen Reklamationsmanagement-Prozess aufrechterhalten und Dokumente können in mehreren Organizern gespeichert werden. Systemadministratoren können die Dokumente über einen dynamischen Link in der InfoCard verwalten und automatisch aktualisieren.
  • Automatisierung formularbasierter Prozesse: Sämtliche formularbasierten Reklamationsmanagement-Prozesse innerhalb einer Abteilung (z. B. Bewerbungsformulare für die Personalabteilung, Kundenzufriedenheitsumfragen für den Kundendienst) lassen sich automatisieren. Eine Abteilung kann das Aussehen und die Funktion vorhandener Formulare übernehmen oder komplett neue Formulare für das Reklamationsmanagement anlegen.

Weitere Informationen zu Reklamationsmanagement-Prozessen

Wenn Sie mehr über den Reklamationsmanagement-Prozess erfahren möchten, können Sie sich gerne an einen Vertriebsmitarbeiter von MasterControl wenden.